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文書作成

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文書作成の基本

  • 目次
  • 更新履歴
  • ページ番号
  • 章立て・見出し・アウトライン
  • バックアップ
  • ターゲット
  • 目的


言葉の単位

  1. 文章:いくつかの文が集まって、まとまった思想・話題を表現するもの。
  2. 段落:文章において見やすくまとめられた文のまとまり。
  3. 文:句点「。」で区切られているもの。
  4. 文節:文の意味をできるだけ短く区切った一区切りのこと。吾輩は/猫で/ある。
  5. 単語:言葉の最小単位。


段落

段落には「形式段落」と「意味段落」の2つある。

・形式段落
改行一字下げをしているところから、次の改行までのまとまりのこと。読みやすさを重視するために設ける。

・意味段落
意味や内容のまとまりによって分けられる。述べている内容が共通している一つ以上の形式段落で成り立つ。


章立て・見出し・アウトライン

アウトラインとは、文書の章、節、項などの見出しスタイルのレベルに応じて階層的に設定・表示したもの。

階層は多くても3階層程度にする。

章立ての単位


どのような記号を使えばいいかわからないとき・・・

  • 公用文のルールを参考にする。
  • 本の目次を見て参考にする。
  • 独自ルールではなく、Wordのリストライブラリを使う。


サンプル

第1章  
 1 --
   1-1 --
   1-2 --
 2 --
   2-1 --
   2-2 --
第2章
 1 --
   1-1 --
   1-2 --

文を集めると「段落」になる。
段落を集めると「項(subsection)」になる。
項を集めると、「節(section)」になる。
節を集めると、「章(chapter)」になる。
章を集めると、「部(part)」になる。


箇条書き

箇条書き:一つ一つの条項に分けて書き並べること。また、そうして書かれたもの(goo辞書)

箇条書きは、文章の読みやすさ、分かりやすさを向上する表現の一種。

メリット
・すっきりと見やすく、情報を伝えやすい

箇条書きを使うときの注意事項

  • なにについての箇条書きかを明記する。
  • 行頭をそろえる。行頭にインデント(字下げ)を設け、各行同じ位置から文章を書き始める。
  • 文章の量に注意する


項目に順番性がある場合は、数字付きの記号を使う。
1)
(1)
1.


項目に順番性がない場合は、数字以外の記号を使う。
・(中点)
-(ハイフン)
●(丸)
■(四角)


PowerPointの3大原則

  1. 伝えるターゲットを明確にする
  2. 1スライド、1メッセージ
  3. Kissの法則


外部リンク

公用文作成の要領|文化庁

科学技術論文の書き方 学術論文の書き方

日本語の文法の基礎まとめ | 分かりやすい入門編 | upwrite

国文法をわかりやすく解説 - 国語の文法(口語文法)


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