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シンプルにいこうよ

なのじの文書作成メモ

関連記事

記号 - nKB
略語 - nKB


はじめに

文書を作成する際の知識をまとめ、基準を定める。
あくまで個人的なナレッジです。

個人的にシンプルでわかりやすい文書が好き。
現時点(2022年)ではNotionがベスト。


ポイント

  • A4などある程度のフォーマットによる制限が必要。特に幅の制約。注意が分散してしまう
  • ページ+階層での管理が必要
  • ページにはタイトル・目次が必要
  • ページ内にも階層(アウトライン)が必要。主に分類が目的
  • 階層は可能であれば3階層くらいが望ましい。階層が深くなり過ぎないようにする
  • 箇条書きは多用すべきではない
  • 文字の装飾は最低限に留める
  • 文字サイズによる装飾は不要
  • 「で」と「の」の使い方を注意。なにかを短縮している
  • アウトライン。本文は最下層で合わせる
  • 一文を短くする。なくせる言葉をなくす
  • シンプルに「します」と書く
  • 回りくどい言い回し(言い訳含む)をやめる


文書作成に関するルール

世の中には文書を作成するときのルールを定めているものがあるので参考にする。

実務日本語の12の基本表記規則 – CosmosHouse/秋桜舎
公用文作成の要領|文化庁
科学技術論文の書き方 学術論文の書き方
記者ハンドブック: 新聞用字用語集(共同通信社
IT時代の実務日本語スタイルブック(山本 ゆうじ)


文書の基本

他の人に視覚で情報を伝えるには、下記を使って伝えるしかない。
文書の基本は「文字・イラスト・表・グラフ」と「紙(フォーマット)」※アナログ・デジタル
装飾として「フォント」「色」「サイズ」「記号」

  • 目次
  • 更新履歴
  • ページ番号
  • 章立て・見出し・アウトライン
  • バックアップ
  • ターゲット
  • 目的


言葉の単位

  1. 文章:いくつかの文が集まって、まとまった思想・話題を表現するもの。
  2. 段落:文章において見やすくまとめられた文のまとまり。
  3. 文:句点「。」で区切られているもの。
  4. 文節:文の意味をできるだけ短く区切った一区切りのこと。吾輩は/猫で/ある。
  5. 単語:言葉の最小単位。


段落

段落とは、文章において見やすくまとめられた文の塊(ブロック)のことを言う。 段落には「形式段落」と「意味段落」の2つある。

・形式段落
改行一字下げをしているところから、次の改行までのまとまりのこと。 読みやすさを重視するために設ける。

・意味段落
文章の意味や内容のまとまりによって分けられる。述べている内容が共通している 一つ以上の形式段落で成り立つ。


階層構造

文字は平面なので階層化することで情報の纏まりを表現する。

  • ブック:他のブックと切り離せる単位。
  • ページ
  • 見出し(3レベルまで)

1枚の紙上での階層は、3階層程度が好ましく、それ以上になった場合は章や冊子で分割することが好ましい。


見出し・章立て・アウトライン

アウトラインとは、文書の章、節、項などの見出しスタイルのレベルに応じて階層的に設定・表示したもの。

ページ内の階層は多くても3階層程度にする。


章立ての単位

文章のまとまり毎に以下のように分けられる。

部・章・節・項・目・段落
大きい←包摂する概念→小さい

部はボリュームの大きい文書に使用するもの。
通常、文書を作成する場合は、章・節・項の3階層に見出しをつけて作成すればよい。

第6章 レポート・論文と作成支援 - 早稲田大学


どのような記号を使えばいいかわからないとき・・・

  • 公用文のルールを参考にする。
  • 本の目次を見て参考にする。
  • 独自ルールではなく、Wordのリストライブラリを使う。


サンプル

第1章  
 1 --
   1-1 --
   1-2 --
 2 --
   2-1 --
   2-2 --
第2章
 1 --
   1-1 --
   1-2 --

文を集めると「段落」になる。
段落を集めると「項(subsection)」になる。
項を集めると、「節(section)」になる。
節を集めると、「章(chapter)」になる。
章を集めると、「部(part)」になる。


Scrapboxは脱階層? なぜ文章内は階層なのか? - Rakusai Public


箇条書き

箇条書きは、1つの意味の事柄を単文で短く文にして羅列したもの。
文章の読みやすさ、分かりやすさを向上する表現の一種。
デメリットも存在するため、多用注意。

メリット

  • すっきりと見やすく、情報を伝えやすい
  • 文章全体での構成が不要
  • 気軽に書き足せる
  • 読みやすく、要点がわかりやすい

デメリット

  • 全体像がイメージしずらい
  • 項目同士の矛盾があっても気付きにくい

箇条書きを使うときの注意事項

  • なにについての箇条書きかを明記する。
  • 行頭をそろえる。行頭にインデント(字下げ)を設け、各行同じ位置から文章を書き始める。
  • 文章の量に注意する


項目に順番性がある場合や項目数を把握したい場合は、数字付きの記号を使う。
1)
(1)
1.


項目に順番性がない場合は、数字以外の記号を使う。
・(中点)
-(ハイフン)
●(丸)
■(四角)


注(註)

注(註)とは、本文の内容を詳しく説明したり、補足する文をいう。
補足を書く位置によって呼び方が異なる。頭注、脚注、後注。

注記号は上付き文字にすることが多い。


フォント

見やすい文書を作る上でフォント選びは重要。
基本は「明朝体」と「ゴシック体」 和文フォントと英文フォントがあり、使い分ける。
数字や英単語は英文フォントのほうが見やすい。

Windows 標準フォントは「MSゴシック」「MS明朝」
Windows Vista以降の標準フォントは「メイリオ
Windows8.1以降の標準フォントは游書体「游ゴシック」「游明朝」


プロポーショナルフォント等幅フォント

文章にはプロポーショナルフォント、表内文字の金額や数値は等幅フォントの方が見やすい。


お気に入りのフォント

和文フォント
・游ゴシック
メイリオ
・Meiryo UI(EXCELは游ゴシックよりMeiryoのほうが見やすい)
・HGSゴシックM

欧文フォント
・Segoe UI ・Helvetica Neue

日付表記

日付の表記に関するノート


図表

見やすい表

  • フォント・フォントサイズは統一する
  • 本文のフォントより気持ち小さくする
  • 線は薄くするか、なくす


図形作成サービス

Google図形描画が使いやすい

visio代替作画ツールとしてdraw.ioもよい
https://www.draw.io/


PowerPointの3大原則

  1. 伝えるターゲットを明確にする
  2. 1スライド、1メッセージ
  3. Kissの法則


外部リンク

日本語の文法の基礎まとめ | 分かりやすい入門編 | upwrite

国文法をわかりやすく解説 - 国語の文法(口語文法)


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