関連記事
はじめに
文書を作成する際の知識をまとめ、基準を定める。
あくまで個人的なナレッジです。
個人的にシンプルでわかりやすい文書が好き。
現時点(2022年)ではNotionがベスト。
ポイント
- A4などある程度のフォーマットによる制限が必要。特に幅の制約。注意が分散してしまう
- ページ+階層での管理が必要
- ページにはタイトル・目次が必要
- ページ内にも階層(アウトライン)が必要。主に分類が目的
- 階層は可能であれば3階層くらいが望ましい。階層が深くなり過ぎないようにする
- 箇条書きは多用すべきではない
- 文字の装飾は最低限に留める
- 文字サイズによる装飾は不要
- 「で」と「の」の使い方を注意。なにかを短縮している
- アウトライン。本文は最下層で合わせる
- 一文を短くする。なくせる言葉をなくす
- シンプルに「します」と書く
- 回りくどい言い回し(言い訳含む)をやめる
文書作成に関するルール
世の中には文書を作成するときのルールを定めているものがあるので参考にする。
実務日本語の12の基本表記規則 – CosmosHouse/秋桜舎
公用文作成の要領|文化庁
科学技術論文の書き方 学術論文の書き方
記者ハンドブック: 新聞用字用語集(共同通信社)
IT時代の実務日本語スタイルブック(山本 ゆうじ)
文書の基本
他の人に視覚で情報を伝えるには、下記を使って伝えるしかない。
文書の基本は「文字・イラスト・表・グラフ」と「紙(フォーマット)」※アナログ・デジタル
装飾として「フォント」「色」「サイズ」「記号」
- 目次
- 更新履歴
- ページ番号
- 章立て・見出し・アウトライン
- バックアップ
- ターゲット
- 目的
言葉の単位
- 文章:いくつかの文が集まって、まとまった思想・話題を表現するもの。
- 段落:文章において見やすくまとめられた文のまとまり。
- 文:句点「。」で区切られているもの。
- 文節:文の意味をできるだけ短く区切った一区切りのこと。吾輩は/猫で/ある。
- 単語:言葉の最小単位。
段落
段落とは、文章において見やすくまとめられた文の塊(ブロック)のことを言う。 段落には「形式段落」と「意味段落」の2つある。
・形式段落
改行一字下げをしているところから、次の改行までのまとまりのこと。
読みやすさを重視するために設ける。
・意味段落
文章の意味や内容のまとまりによって分けられる。述べている内容が共通している
一つ以上の形式段落で成り立つ。
階層構造
文字は平面なので階層化することで情報の纏まりを表現する。
- ブック:他のブックと切り離せる単位。
- ページ
- 見出し(3レベルまで)
1枚の紙上での階層は、3階層程度が好ましく、それ以上になった場合は章や冊子で分割することが好ましい。
見出し・章立て・アウトライン
アウトラインとは、文書の章、節、項などの見出しスタイルのレベルに応じて階層的に設定・表示したもの。
ページ内の階層は多くても3階層程度にする。
章立ての単位
文章のまとまり毎に以下のように分けられる。
部・章・節・項・目・段落
大きい←包摂する概念→小さい
部はボリュームの大きい文書に使用するもの。
通常、文書を作成する場合は、章・節・項の3階層に見出しをつけて作成すればよい。
どのような記号を使えばいいかわからないとき・・・
- 公用文のルールを参考にする。
- 本の目次を見て参考にする。
- 独自ルールではなく、Wordのリストライブラリを使う。
サンプル
第1章 1 -- 1-1 -- 1-2 -- 2 -- 2-1 -- 2-2 -- 第2章 1 -- 1-1 -- 1-2 --
文を集めると「段落」になる。
段落を集めると「項(subsection)」になる。
項を集めると、「節(section)」になる。
節を集めると、「章(chapter)」になる。
章を集めると、「部(part)」になる。
Scrapboxは脱階層? なぜ文章内は階層なのか? - Rakusai Public
箇条書き
箇条書きは、1つの意味の事柄を単文で短く文にして羅列したもの。
文章の読みやすさ、分かりやすさを向上する表現の一種。
デメリットも存在するため、多用注意。
メリット
- すっきりと見やすく、情報を伝えやすい
- 文章全体での構成が不要
- 気軽に書き足せる
- 読みやすく、要点がわかりやすい
デメリット
- 全体像がイメージしずらい
- 項目同士の矛盾があっても気付きにくい
箇条書きを使うときの注意事項
- なにについての箇条書きかを明記する。
- 行頭をそろえる。行頭にインデント(字下げ)を設け、各行同じ位置から文章を書き始める。
- 文章の量に注意する
項目に順番性がある場合や項目数を把握したい場合は、数字付きの記号を使う。
1)
(1)
1.
項目に順番性がない場合は、数字以外の記号を使う。
・(中点)
-(ハイフン)
●(丸)
■(四角)
注(註)
注(註)とは、本文の内容を詳しく説明したり、補足する文をいう。
補足を書く位置によって呼び方が異なる。頭注、脚注、後注。
注記号は上付き文字にすることが多い。
フォント
見やすい文書を作る上でフォント選びは重要。
基本は「明朝体」と「ゴシック体」
和文フォントと英文フォントがあり、使い分ける。
数字や英単語は英文フォントのほうが見やすい。
Windows 標準フォントは「MSゴシック」「MS明朝」
Windows Vista以降の標準フォントは「メイリオ」
Windows8.1以降の標準フォントは游書体「游ゴシック」「游明朝」
プロポーショナルフォントと等幅フォント
文章にはプロポーショナルフォント、表内文字の金額や数値は等幅フォントの方が見やすい。
お気に入りのフォント
和文フォント
・游ゴシック
・メイリオ
・Meiryo UI(EXCELは游ゴシックよりMeiryoのほうが見やすい)
・HGSゴシックM
欧文フォント
・Segoe UI
・Helvetica Neue
日付表記
図表
見やすい表
- フォント・フォントサイズは統一する
- 本文のフォントより気持ち小さくする
- 線は薄くするか、なくす
図形作成サービス
Google図形描画が使いやすい
visio代替作画ツールとしてdraw.ioもよい
https://www.draw.io/
PowerPointの3大原則
- 伝えるターゲットを明確にする
- 1スライド、1メッセージ
- Kissの法則
外部リンク
日本語の文法の基礎まとめ | 分かりやすい入門編 | upwrite
EOF