仕事でOutlookを使う際のルール・設定をまとめる。
ルール
- 【最重要】受信箱は必要最小限のメールのみとする。
- メールの確認が終わり、アクションの必要がないものは受信箱から出す。
- 要件ごとにフォルダを作成し、メールをしまう。
- フォルダをグループ分けする。
- 受信箱には1案件1メールだけしか置かない。原則、一番最新のメールを置く。
- フォルダ名に日付(YYYYMMDD)を付ける。
- クローズした案件は「_close」フォルダに退避させる。その際、年ごとに分けて保存する。
ビューの表示は「受信日時」「件名」「差出人」「分類」とする。
確認しなくてもいいメールは振り分けルールを作成し、受信箱以外に振り分ける。
タグで次のアクションを指定する。
タグ | 説明 |
---|---|
要対応 | 対応が必要なメールに付ける。毎日対応したか確認する |
連絡待ち | 相手からの応答を待っているメールに付ける。 |
EOF